W dynamicznym świecie biznesu, zrozumienie i właściwe wypełnianie obowiązków finansowych jest kluczowe dla każdego przedsiębiorcy. W tym artykule skupimy się na obowiązku składania rocznych sprawozdań finansowych do sądu. Zawarte poniżej informacje i wskazówki pomogą Ci prawidłowo przygotować i złożyć sprawozdanie finansowe.

Czym jest sprawozdanie finansowe?

Sprawozdanie finansowe jest kluczowym dokumentem (oraz obowiązkiem), który przedstawia kondycję finansową przedsiębiorstwa na koniec roku obrotowego. To szczegółowe zestawienie zawiera dane finansowe, które odzwierciedlają wyniki działalności firmy w danym roku. Dzień bilansowy, będący datą, na którą sporządza się sprawozdanie, to moment, w którym przedsiębiorstwo podsumowuje swój stan finansowy. W przypadku firm, których rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, dzień bilansowy przypada 31 grudnia.

Sprawozdanie finansowe daje więc kompleksowy obraz sytuacji finansowej firmy, umożliwiając ocenę jej rentowności, płynności finansowej, struktury kapitałowej oraz ogólnej efektywności.

Kogo dotyczy obowiązek?

Obowiązek sporządzania sprawozdań finansowych mają:

  • firmy, które muszą prowadzić księgi rachunkowe, zgodnie z ustawą o rachunkowości, na przykład ze względu na wysokość przychodów lub status prawny;
  • firmy, które dobrowolnie wybrały księgi rachunkowe prowadzone zgodnie z ustawą o rachunkowości.

Obowiązek ten dotyczy trzech grup przedsiębiorców.

  • Po pierwsze — tych funkcjonujących na podstawie wpisu do Krajowego Rejestru Sądowego;
  • Po drugie trzecie — tych, którzy funkcjonują na podstawie wpisu do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej;
  • I po trzecie — fundacje i stowarzyszenia.

Brak obowiązku złożenia rocznego sprawozdania finansowego? Pamiętaj o złożeniu oświadczenia!

Zgodnie z obowiązującymi przepisami, istnieją sytuacje, gdy niektóre spółki mogą być zwolnione z tego obowiązku. Dotyczy to głównie spółek jawnych oraz partnerskich, które generują roczne przychody na poziomie niższym niż 2 miliony euro. W takim przypadku, zamiast składania pełnego sprawozdania finansowego, wymagane jest złożenie specjalnego oświadczenia.

Oświadczenie to, które potwierdza brak obowiązku sporządzania i składania sprawozdania finansowego, należy złożyć w Krajowym Rejestrze Sądowym. Nie później niż w ciągu sześciu miesięcy po zakończeniu roku obrotowego firmy. Proces ten odbywa się za pośrednictwem Repozytorium Dokumentów Finansowych i jest dostępny zarówno dla przedsiębiorców, którzy zarejestrowali spółkę tradycyjnie, jak i w systemie S24.

Warto zaznaczyć, że złożenie takiego oświadczenia przez Repozytorium Dokumentów Finansowych eliminuje potrzebę składania płatnego wniosku o wpis do rejestru przedsiębiorców informacji o braku obowiązku sporządzenia rocznego sprawozdania. Oświadczenie to musi być podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub Profilem Zaufanym przez przynajmniej jedną osobę upoważnioną do reprezentacji firmy.

Sprawozdanie finansowe — kto odpowiada za dopełnienie tego obowiązku?

Sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego to obowiązek należący do:

  • członków zarządu spółek kapitałowych,
  • wspólników prowadzących sprawy spółki w spółce jawnej, cywilnej, partnerskiej,
  • komplementariuszy prowadzących sprawy spółki w spółce komandytowej i komandytowo – akcyjnej,
  • likwidatorów, syndyków lub zarządców w postępowaniu upadłościowym,
  • członków organów zarządzających innych jednostek (do których stosuje się przepisy ustawy o rachunkowości).

Co musi zawierać sprawozdanie finansowe, czyli jak prawidłowo przygotować ten dokument?

Aby sprawozdanie finansowe było zgodne z przepisami i standardami rachunkowości, powinno zawierać następujące elementy:

  • Bilans — jest on niezwykle ważny. Prezentuje aktywa i pasywa przedsiębiorstwa, aktualne na dzień bilansowy;
  • Rachunek zysków i strat — zawiera informacje o przychodach, kosztach, zyskach lub stratach;
  • Informacje dodatkowe (noty, załączniki) – zawierają dodatkowe wyjaśnienia i informacje, które są istotne dla zrozumienia sprawozdania finansowego, takie jak opis przyjętych zasad (polityki) rachunkowości, informacje o zobowiązaniach, zabezpieczeniach, zdarzeniach po dniu bilansowym itp.

Oprócz tego, do sprawozdania finansowego trzeba dołączyć:

  • Uchwałę zatwierdzającą ww. dokumenty;
  • sprawozdanie z działalności (jeśli jest wymagane – dotyczy m.in. spółek kapitałowych, spółek komandytowo-akcyjnych);
  • Uchwałę o podziale zysku lub pokryciu straty;
  • Opinie/sprawozdanie biegłego rewidenta (jeżeli sprawozdanie finansowe podlegało badaniu).

Kiedy i gdzie złożyć sprawozdanie?

Od 1 października 2018 r. sprawozdanie finansowe można sporządzić wyłącznie w formie elektronicznej.

W zależności od tego kto składa sprawozdanie, różnić się będą zarówno miejsca, do których należy je złożyć jak i terminy, których należy w tym zakresie przestrzegać.

Jednostki wpisane do KRS, które nie sporządzają sprawozdań finansowych zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Rachunkowości – MSR

Gdzie? Złożenie sprawozdania finansowego odbywa się do KRS za pośrednictwem systemu teleinformatycznego Ministerstwa Sprawiedliwości.
Kiedy? W ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego.

Podatnicy podatku dochodowego od osób fizycznych, którzy prowadzą księgi rachunkowe i mają obowiązek sporządzania sprawozdań finansowych

Gdzie? Złożenie sprawozdania finansowego odbywa się do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej (KAS) za pomocą bezpłatnej aplikacji, przez specjalny interfejs webAPI.
Kiedy? Termin złożenia sprawozdania finansowego pokrywa się z terminem złożenia zeznania podatkowego za dany rok.

Podatnicy podatku dochodowego od osób prawnych, niewpisani do KRS, którzy mają obowiązek sporządzać sprawozdanie finansowe

Gdzie? Sprawozdanie finansowe składa się do Szefa KAS analogicznie jak podatnicy podatku dochodowego od osób fizycznych.
Kiedy? Należy to zrobić w przeciągu 15 dni od zatwierdzenia sprawozdania finansowego

Spółki cywilne

Spółki cywilne są zwolnione z obowiązku złożenia sprawozdania finansowego do Szefa KAS, urzędu skarbowego, oraz KRS.

Niezłożenie sprawozdania — konsekwencje prawne

Konsekwencje niezłożenia sprawozdania finansowego mogą być poważne i wieloaspektowe. Należą do nich:

  • Kara grzywny w wysokości od 10 do 720 stawek dziennych na osoby zarządzające jednostką, np. członków zarządu.
  • Kara ograniczenia wolności na okres od miesiąca do 2 lat;
  • Postępowanie przymuszające;
  • Rozwiązanie spółki i wykreślenie jej z KRS;
  • Ustanowienie kuratora.

Podsumowując…

Złożenie sprawozdania finansowego jest niezwykle ważnym obowiązkiem przedsiębiorców (których obowiązek ten dotyczy). Przedsiębiorcy powinni mieć świadomość ewentualnych kar za niełożenie sprawozdania. Powinni zatem zadbać o to, by roczne sprawozdanie finansowe było złożone na czas i w odpowiednie miejsce. Dzięki temu pozbędą się ryzyka poważnych konsekwencji prawnych. Zarówno dla spółki, jak i osobiście dla członków zarządu.

Pamiętaj! Złożenie sprawozdania finansowego w formie papierowej jest niedopuszczalne.