Windykacja należności w spółce a negocjacje z wierzycielami – kiedy warto podjąć rozmowy?

Każda spółka, niezależnie od branży czy wielkości, może w toku swojej działalności przyjąć zarówno rolę wierzyciela, jak i dłużnika. Z jednej strony egzekwuje należności od klientów i kontrahentów, z drugiej – sama może napotkać trudności z terminowym regulowaniem zobowiązań. Te dwie perspektywy, choć pozornie sprzeczne, mają wspólny mianownik: utrzymanie płynności finansowej, która stanowi fundament prawidłowego funkcjonowania przedsiębiorstwa. Właściwie prowadzona windykacja i otwartość na negocjacje to nie dowód słabości, lecz strategiczne narzędzia w zarządzaniu ryzykiem finansowym. W tym artykule przybliżymy, jak mądrze podejść do odzyskiwania należności i kiedy warto porozmawiać z wierzycielami o polubownym rozwiązaniu sytuacji.

Windykacja miękka (polubowna) to działania podejmowane przed wejściem na drogę sądową. Obejmuje przypomnienia, monity, telefony i negocjacje z dłużnikiem – wszystko w duchu współpracy i dążenia do kompromisu. Głównym celem jest odzyskanie należności bez eskalowania konfliktu.

Windykacja twarda wchodzi w grę, gdy polubowne próby zawodzą. To etap sądowy i egzekucyjny: pozew, nakaz zapłaty, a w razie potrzeby – działania komornicze. Proces ten jest kosztowny, czasochłonny i może trwale zniszczyć relację z kontrahentem.

Z biznesowego punktu widzenia, windykację warto rozpocząć od działań miękkich, które są mniej inwazyjne, a tym samym niosą mniejsze ryzyko reputacyjne.

Proces windykacyjny można podzielić na kilka etapów:

Spółki często stają przed wyborem – korzystać z zewnętrznej firmy windykacyjnej czy działać za pośrednictwem wewnętrznego działu prawnego?

Firmy windykacyjne mają doświadczenie, narzędzia i zautomatyzowane procedury, które pozwalają działać szybko i sprawnie. Często oferują model rozliczenia „success fee”, co ogranicza ryzyko finansowe wierzyciela.

Dział prawny spółki zna specyfikę przedsiębiorstwa, ma dostęp do pełnej dokumentacji i może prowadzić działania bardziej zindywidualizowane. Jednak przy większej liczbie spraw, może być przeciążony.

Optymalnym rozwiązaniem często okazuje się współpraca obu podmiotów – dział prawny może wspierać firmę windykacyjną, nadając działaniom wiarygodność i merytoryczne wsparcie.

Dobre praktyki windykacyjne (choć nie znajdziesz ich w przepisach, to istnieją jako tzw. niepisane zasady!) to nie tylko ściąganie długów, ale też utrzymywanie relacji. Czasem wystarczy zrozumienie przyczyn zaległości i wyjście z propozycją kompromisu, aby odzyskać środki i zachować klienta.

Empatia, ton komunikacji, poszanowanie drugiej strony – to elementy windykacji z klasą, która w dłuższej perspektywie może przynieść lepsze efekty niż groźby i formalne pisma.

Ugoda jest najczęściej dobrym rozwiązaniem, gdy:

Ugoda może obejmować odroczenie płatności, raty, odstąpienie od odsetek, częściowe umorzenie zadłużenia, zredukowanie opłat związanych z postępowaniem lub ustalenie nowego harmonogramu spłat.

Nie każda spóźniona płatność jest od razu powodem do wszczynania wielkich negocjacji, ale oczywiście są sygnały, które powinny skłonić do działania:

Gdy któraś z tych sytuacji ma miejsce (albo wszystkie na raz!) nie warto czekać do ostatniej chwili, lecz otwarcie porozmawiać z wierzycielami. Często to właśnie szczera komunikacja i zapowiedź działań naprawczych ratują firmę przed upadłością.

Doradca restrukturyzacyjny to osoba z licencją Ministra Sprawiedliwości, która może pełnić funkcję mediatora, negocjatora i nadzorcy procesów naprawczych. Jego rola obejmuje m.in.:

Windykacja należności i negocjacje z wierzycielami to dwa końce tej samej osi zarządzania płynnością finansową. Umiejętność rozpoznania, kiedy warto działać stanowczo, a kiedy elastycznie, może decydować o przyszłości spółki.

Działaj z wyprzedzeniem, rozmawiaj z kontrahentami, szukaj wsparcia ekspertów – a przede wszystkim pamiętaj, że najlepszą formą windykacji jest zapobieganie problemom, zanim się pojawią.