Nota obciążeniowa to dokument, który, w sytuacji, gdy nie można wystawić faktury, zastępuje ją. Nota ta, zwana również obciążeniowo — uznaniową lub notą księgową, sporządzana jest zatem wyłącznie w wyjątkowych sytuacjach. Kiedy? Gdy określone działania gospodarcze nie podlegają pod przepisy Ustawy o podatku od towarów i usług. Czyli wtedy, kiedy nie ma możliwości wystawienia faktury VAT.

Czym jest nota obciążeniowa? W jaki sposób ją przygotować? Na te i inne pytania odpowiadam w dalszej części wpisu.

Nota obciążeniowa, czyli co?

Nota obciążeniowa jest zwykłym, nieskomplikowanym dokumentem. W większości przypadków wystawiana jest wszystkim znana faktura VAT. W niektórych sytuacjach, odmiennych od tych, w których wystawiona byłaby faktura VAT, wystawia się właśnie notę obciążeniową.

Nota obciążeniowa jest więc dokumentem, zawierającym wykaz operacji, za które przedsiębiorca nie może wystawić faktury VAT. Słowem — dokumentuje ona przychody lub koszty, które nie podlegają opodatkowaniu podatkiem VAT.

Należy jednak podkreślić, że tak jak i fakturę, dokument ten można bezproblemowo rozliczyć.

Kiedy można wystawić notę obciążeniową?

Jak zostało wspomniane powyżej, notę obciążeniową wystawia się w zupełnie innych sytuacjach, niż tradycyjną fakturę VAT. Noty te wystawia się w przypadku:

  • Naliczania kary umownej w związku z nieterminową płatnością;
  • Naliczania odsetek za opóźnienie w płatnościach;
  • Korekty błędów, które wystąpiły we wcześniej wystawionych dokumentach księgowych;
  • Udokumentowania żądania wypłaty odszkodowania od ubezpieczyciela;
  • Przeniesienia na nabywcę kosztów, które nie podlegają opodatkowaniu.

Co powinna zawierać nota obciążeniowa?

Na samym początku należy podkreślić, że nota obciążeniowa jest możliwa do wystawienia wyłącznie w sytuacjach, w których wystawienie faktury VAT nie byłoby możliwe.

Poprawnie wystawiona nota księgowa musi zawierać poniższe elementy:

  • Rodzaj dowodu i jego numer identyfikacyjny;
  • Określenie stron dokonujących operacji (nazwy i adresy);
  • Opis i wartość operacji;
  • Datę dokonania operacji oraz sporządzenia dowodu (o ile daty te są różne);
  • Podpis wystawcy dowodu, a także osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów;
  • Stwierdzenie sprawdzenia i kwalifikacji dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych — poprzez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych, a także podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Nota obciążeniowa jako pomoc w odzyskaniu należności

Nota obciążeniowa jest dokumentem, który można wystawić już w pierwszym dniu po upływie terminu spłaty należności, w sytuacji, gdy wierzyciel domaga się spłaty również odsetek. Oprócz tego można ją wystawić w sytuacji, gdy kontrahent błędnie lub nienależycie wykonał zobowiązanie, a w umowie zastrzeżono karę umowną w określonej wysokości.

Co więcej, przy wystawianiu noty obciążeniowej, nie ma żadnego znaczenia czy dłużnik popadł w opóźnienie ze swojej winy, czy też nie, albo czy wierzyciel z powodu opóźnienia poniósł jakąkolwiek szkodę.

Rekompensata za nieuregulowaną należność

Kiedy minie termin zapłaty należności, wierzyciel może domagać się od dłużnika rekompensaty za opóźnienie w płatności.

Do końca 2019 r. był to ryczał w wysokości 40 euro. Wysokość zadłużenia nie miała znaczenia, a tym samym nie wpływała na zwiększenie stawki rekompensaty.

Od 1 stycznia 2020 r. stawka ta uległa zmianie i obecnie obowiązują trzy progi wartości długu i odpowiadające im rekompensaty:

  • 40 euro — jeżeli kwota dochodzonego roszczenia nie przekracza 5 tys. zł;
  • 70 euro — jeżeli kwota dochodzonego roszczenia jest wyższa niż 5 tys. zł i jednocześnie niższa niż 50 tys. zł;
  • 100 euro — jeżeli kwota dochodzonego roszczenia jest równa lub wyższa niż 50 tys. zł.

Jak zaksięgować notę obciążeniową?

Problematyczne z punktu widzenia przedsiębiorców bywa to, w jaki sposób zaksięgować notę. W związku z tym, że zawarte w niej koszty nie podlegają opodatkowaniu podatkiem VAT, notę ujmuje się wyłącznie w podatkowej księdze przychodów i rozchodów.

Zgodnie z § 11 ust. 3 pkt 3 rozporządzenia ministra finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów [Dz.U.2019.2544], notę księgową należy rozumieć jako „inne dowody księgowe”. Na gruncie wspomnianych przepisów, stwierdzają one fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem, a oprócz tego, mogą stanowić podstawę do zapisów w księgach przychodów i rozchodów.