Osoby, które prowadzą własną działalność gospodarczą doskonale wiedzą, że wiąże się z tym cała masa obowiązków. Jednym z wielu obowiązków przedsiębiorcy jest konieczność złożenia rocznego sprawozdania finansowego. Sprawozdanie finansowe muszą złożyć przede wszystkim przedsiębiorcy wpisani do Krajowego Rejestru Sądowego. Z obowiązku tego nie są jednak zwolnieni Ci, wpisani do CEIDG. Jak prawidłowo przygotować sprawozdanie? Kiedy i jak należy je złożyć do sądu? Na te i inne pytania znajdą Państwo odpowiedź w dalszej części wpisu.

Czym jest sprawozdanie finansowe?

Pierwszą grupą osób, które mają obowiązek składania sprawozdań do sądu, są przedsiębiorcy funkcjonujący na podstawie wpisu do Krajowego Rejestru Sądowego.

Chodzi tu więc o wszystkie spółki prawa handlowego, tj. spółka:

  • Jawna;
  • Partnerską;
  • Komandytową;
  • Komandytowo-akcyjną;
  • Z ograniczoną odpowiedzialnością;
  • Akcyjna;

oraz

  • Prosta spółka akcyjna.

Drugą grupą są fundacje i stowarzyszenia.

I wreszcie trzecią grupą są przedsiębiorcy, którzy funkcjonują na podstawie wpisu do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Należy jednak podkreślić, że w związku z tym, że CEIDG nie jest rejestrem sądowym, oznacza to, iż nie można tu mówić o sprawozdaniu finansowym do sądu.

Podsumowując, obowiązek ten, dotyczy przedsiębiorców, którzy:

  • Zgodnie z przepisami Ustawy o rachunkowości są zobowiązani do prowadzenia ksiąg rachunkowych;
  • Dobrowolnie wybrali prowadzenie ksiąg rachunkowych.

A kto jest zwolniony ze złożenia sprawozdania finansowego?

Zwolnieni są wspólnicy spółek jawnych osób fizycznych oraz spółek partnerskich, jeśli:

  • Przychody netto spółki ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy są poniżej 2 mln euro (w przeliczeniu na złotówki) i
  • Spółka nie prowadzi ksiąg rachunkowych.

Jak prawidłowo przygotować dokument? Co powinien zawierać?

Sprawozdanie finansowe do sądu składa się z:

  • Bilansu;
  • Rachunku zysków i strat;
  • Informacji dodatkowej, składającej się przykładowo z opisu przyjętych zasad rachunkowości, proponowanego sposobu podziału zysku i strat czy podstawowych informacji dotyczących pracowników i organów jednostki;
  • Zestawienia zmian w kapitale (funduszu) własnym;
  • Rachunku przepływów pieniężnych.

Należy podkreślić, że dwie ostatnie ze wskazanych tu pozycji należy zawrzeć w sprawozdaniu finansowym wówczas, gdy ma być ono badane przez biegłego rewidenta.

Wraz ze sprawozdaniem finansowym należy również przedłożyć:

  • Sprawozdanie z działalności;
  • Sprawozdanie z płatności na rzecz jednostek administracji publicznej;
  • Uchwałę o podziale zysku lub pokryciu straty;
  • Uchwałę lub postanowienie o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego;
  • Opinię biegłego rewidenta lub sprawozdanie z badania sprawozdania finansowego.

Jak złożyć sprawozdanie finansowe do KRS?

Dziś, KRS działa na podstawie systemu teleinformatycznego. Oznacza to, że obecnie większość spraw załatwiana jest wyłącznie online. Co więcej, w większości przypadków (również w przypadku sprawozdania finansowego) złożenie dokumentów w formie tradycyjnej, nie wywoła żadnych skutków prawnych.

Pierwszym krokiem, jaki należy wykonać chcąc złożyć sprawozdanie finansowe do sądu jest założenie konta w portalu eKRS. Bez względu na to, czy przedsiębiorca będzie korzystał z trybu zgłoszenia bezpłatnego (RDF) czy płatnego (S24), założenie wspomnianego konta jest niezbędne.

Przygotowując sprawozdanie finansowe, przedsiębiorca powinien pamiętać, że musi ono zostać zapisane w określonym formacie oraz podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym przez osobę uprawnioną do jego złożenia. Osobą uprawnioną najczęściej jest osoba odpowiedzialna za prowadzenie ksiąg rachunkowych lub kierownik jednostki.

W imieniu przedsiębiorcy sprawozdanie może złożyć także jego pełnomocnik — radca prawny, adwokat bądź prawnik zagraniczny. Aby było to możliwe, konieczne jest przekazanie przez Naczelną Radę Adwokacką lub Krajową Radę Radców Prawnych do sądów oraz Ministerstwa Sprawiedliwości numeru PESEL takiego pełnomocnika.

Sankcje za niezłożenie sprawozdania

Złożenie sprawozdania do sądu jest jednym z ważniejszych obowiązków przedsiębiorcy. Termin, na złożenie rocznego sprawozdania finansowego do właściwego rejestru sądowego, wynosi 15 dni od dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego.

Niedopełnienie tego obowiązku w określonym terminie może wiązać się z poważnymi sankcjami wobec przedsiębiorcy.

Sąd rejestrowy w przypadku niezłożenia sprawozdania finansowego rozpoczyna z urzędu postępowanie przymuszające. Pisemnie wzywa do złożenia wymaganych dokumentów w terminie 7 dni. Kolejnym krokiem, który może podjąć sąd rejestrowy, jest wymierzenie grzywny lub wszczęcie postępowania o rozwiązanie podmiotu wpisanego do rejestru bez prowadzenia postępowania likwidacyjnego (jeżeli pomimo wezwania roczne sprawozdanie finansowe nie zostało złożone za dwa kolejne lata obrotowe).